Für unseren Empfang suchen wir eine engagierte Persönlichkeit, die Organisationstalent, Serviceorientierung und einen professionellen Auftritt miteinander verbindet. Wenn du Freude daran hast, den ersten Eindruck eines Unternehmens aktiv mitzugestalten und im Hintergrund für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen, freuen wir uns auf dich.

Deine Rolle bei uns - dein Impact

Als erste Anlaufstelle für Gäste, Kundinnen und Kunden sowie Kolleginnen und Kollegen prägst du unseren Außenauftritt entscheidend mit. Gleichzeitig hältst du intern viele organisatorische Fäden zusammen und unterstützt unser Team in wichtigen administrativen Abläufen. Kurz gesagt: Du sorgst dafür, dass sich Menschen bei uns willkommen fühlen - und dass unser Tagesgeschäft zuverlässig funktioniert.

Deine Aufgaben

Empfang & Kommunikation

• Freundlicher und professioneller Empfang von Gästen, Kundinnen und Kunden sowie Geschäftspartnern
• Telefonzentrale und Weiterleitung von Anrufen
• Besucherregistrierung sowie die Betreuung von Gästen, Geschäftspartnern und Seminarteilnehmenden
• Organisation und Koordination von Bewirtungen bei Besuchen und Veranstaltungen
• Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungsräumen

Büroorganisation & Verwaltung

• Organisation und Bestellung von Büromaterialien sowie Verwaltung des Lagerbestands
• Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben im Office Management
• Bearbeitung von Bewirtungsbelegen und Unterstützung bei internen Abläufen
• Verwaltung und Koordination von Terminen, Unterlagen und organisatorischen Prozessen
• Anmeldung von Mitarbeitenden zu Seminaren und Schulungen

Reiseorganisation & Unterstützung interner Prozesse

• Unterstützung bei der Planung und Buchung von Dienstreisen (z. B. Bahnfahrten, Hotels)
• Vorbereitung und Unterstützung bei reisebezogenen Unterlagen (z. B. Visa-/A1-Themen, je nach Prozess)
• Unterstützung bei organisatorischen Aufgaben rund um interne Karten/Abrechnungen (z. B. Kreditkartenverwaltung, sofern vorgesehen)

Vertretung / Unterstützung angrenzender Bereiche

• Unterstützung in weiteren administrativen Aufgabenbereichen nach Einarbeitung und Bedarf
• Enge Zusammenarbeit mit internen Teams für einen reibungslosen Ablauf im Haus

Das bringst du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. im Bereich Bürokommunikation, Büromanagement, Hotellerie, Verwaltung oder vergleichbar (auch Quereinsteiger/innen mit passender Erfahrung sind willkommen)
• Idealerweise Erfahrung im Empfangsbereich, Office Management oder in einer vergleichbaren organisatorischen Rolle
• Freundliches, souveränes und serviceorientiertes Auftreten
• Sehr gute Organisationsfähigkeit sowie eine strukturierte und proaktive Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke und Freude am Umgang mit Menschen
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Diskretion, Verantwortungsbewusstsein und Teamgeist

Das bieten wir dir

• Einen sicheren Arbeitsplatz in einem wachsenden Hightech-Unternehmen mit internationalem Netzwerk
• Flexible Arbeitsmodelle
• Attraktive Bonusbeteiligung am Unternehmenserfolg
• Unbefristeter Arbeitsvertrag und Zuschüsse zur betrieblichen Altersvorsorge
• JobRad-Leasing, kostenloses Laden von E-Fahrzeugen und jährliche Erholungsbeihilfe
• Individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Zuschüsse zur Kinderbetreuung – wir verstehen uns als familienfreundliches Unternehmen
• Ein motiviertes Team und ein wertschätzendes Miteinander
• Zugang zu Corporate Benefits

So bewirbst du dich

Du möchtest unseren Empfang mit Professionalität, Herzlichkeit und Organisationstalent prägen?
Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung. Bitte sende uns deine Unterlagen mit möglichem Eintrittstermin
und Gehaltsvorstellung an careers@lavision.de